Devoir tout faire, toujours mieux, toujours plus vite… dans ce monde qui file à toute allure et a tôt fait de laisser derrière ceux qui n’en sont pas capables, ces dix règles d’or seront les bienvenues pour apprendre à travailler plus vite. La clé pour maximiser sa productivité ? Travailler plus intelligemment !

1) Planifiez vos journées minutieusement

Si vous jonglez avec de nombreux objectifs, clients ou missions, il est important de tenir le calendrier de vos tâches, de vos rencontres et de vos déplacements : jour après jour, heure après heure. Afin de vous concentrer sur un seul objectif à la fois, commencez par associer un thème à chacune de vos journées ou demi-journées : chaque jour, matinée ou après-midi correspondra à une ou plusieurs tâches précises. Chaque matin, balayez votre emploi du temps, réorganisez-le au besoin, et dressez un plan précis. Plus qu’une « to-do list », classez les tâches par priorité, ou bien par… difficulté. Comme nous allons le voir maintenant.

2) Commencez par le plus difficile

Afin de travailler plus vite, prenez l’habitude d’organiser votre journée de travail en commençant par le plus rébarbatif, et en terminant par le plus agréable. Si vous faites l’inverse, vous risquez de passer plus de temps que nécessaire sur des tâches pourtant faciles. Mais, surtout, vous allez miner votre esprit avec ces « tâches noires » qui envahissent vos pensées bien avant de les avoir commencées. Débarrassez-vous-en, et gagnez en liberté d’esprit ! À noter que si vous devez travailler par ordre de priorité, en raison d’une échéance imposée, cette règle pourra être modifiée en cette occasion.

3) Chronométrez vos tâches

Le chronomètre est LE moyen de pression intelligent pour apprendre à travailler plus vite. C’est même un principe infaillible : la personne qui se sait chronométrée travaillera forcément plus rapidement. Pour cela, fixez-vous des objectifs temporels simples : définissez un temps limite (réalisable) à ne pas dépasser, puis minutez votre tâche. Vous pouvez par exemple utiliser le chrono de votre téléphone ou celui de votre montre. Si voir le temps défiler vous angoisse, vous pouvez aussi noter l’heure à laquelle vous avez commencé, puis surveiller l’horloge du coin de l’œil. Finir avant le compteur, battre la montre, travailler plus vite, toujours plus vite, voilà votre objectif. Et vous allez y arriver.

4) Ne traitez qu’une tâche à la fois

Vous ne réussirez à travailler plus vite qu’à partir du moment ou vous aurez canalisé toute votre énergie sur la tâche en cours. Le fait de morceler votre attention, en menant plusieurs tâches de front, vous ralentira forcément. Pour cette raison, vous devez ne traiter qu’une tâche à la fois. N’en commencez une nouvelle que si vous avez achevé celle en cours.

5) Désamorcez tout risque de perturbation

Tout comme le fait de mener plusieurs tâches de front vous ralentit, être réceptif (parfois malgré vous) aux perturbations extérieures nuit à votre efficacité. Pour être sûr de travailler plus vite, d’atteindre un niveau de concentration optimal sans plus le quitter, anticipez tout ce qui pourrait vous déranger : coupez votre téléphone ainsi que toutes les notifications sur votre ordinateur, prévenez les personnes susceptibles de vous déranger, etc. Partez du principe que tout type de bruit au travail nuira à votre productivité. De la même façon, ne prévoyez aucune activité en avance (artistique, sportive) si vous pensez ne pas avoir fini votre travail d’ici-là. Non seulement vous perdrez en efficacité, mais vous ne serez pas non plus pleinement détendu durant ladite activité.

6) Résistez à la tentation de faire une pause

L’erreur la plus courante consiste à entrecouper une lourde tâche de petits moments de détente. Or, faire une pause constitue en soi une perturbation extérieure : qu’il s’agisse d’une petite partie d’échecs sur l’ordinateur, faire chauffer une tasse de thé, lancer la balle à votre chien, passer un coup de fil… ces coupures vont vous détourner de votre objectif. Pour travailler plus vite, l’idée est d’abattre votre travail en bloc, sans coupure. La pause, elle, sera votre récompense ! Pensez-y et accrochez-vous à cette idée. À noter : ne regardez pas non plus vos e-mails tant que vous êtes sur quelque chose d’important. Consultez-les une bonne fois pour toutes avant de commencer, et n’y revenez que lorsque votre tâche est accomplie.

7) Maîtrisez votre niveau de stress

Parfois, l’objectif de productivité… nuit à la productivité. Parce que vous souhaitez travailler plus vite, vous vous imposez une pression supplémentaire et vous devenez contre-productif. Apprenez à canaliser votre stress dans le cadre de votre travail. Empêchez-le d’atteindre un niveau compromettant pour l’avancée de vos travaux. Massages antistress, yoga du rire, auto-coaching… il existe de nombreuses façons de faire retomber la pression. Pour travailler plus vite, apprenez d’abord à gérer les situations urgentes plus sereinement !

8) Le « connais-toi toi-même » de Socrate

Repérez vos « cycles de productivité ». Que vous dicte votre horloge interne ? Êtes-vous plutôt du matin ou du soir ? Avez-vous un pic de motivation à 11 heures ou à 17 heures ? Êtes-vous fatigué ou ragaillardi après le déjeuner ? En repérant vos périodes productives et de relâchement, vous apprendrez à déjouer vos réflexes biologiques, maximiser votre productivité et travailler plus vite. Tout simplement.

9) Rendez tout… plus simple

Allez au plus simple. Si une tâche devient trop complexe, trouvez le moyen de la simplifier. Il en existe forcément un. Ne laissez pas votre esprit tourner en boucle sur le même problème jusqu’à l’épuisement. Travailler plus vite, c’est aussi parvenir à automatiser ses tâches, créer des habitudes, simplifier ses procédés. Autrement dit, vous rendre la vie plus facile. Le travail, ce n’est pas qu’un dur labeur ! C’est aussi le plaisir de travailler vite et bien.

10) Visualisez l’arrivée plutôt que le chemin

Un bon moyen de travailler plus vite sans se décourager : se concentrer, non pas sur la difficulté (on a dit que tout devait être simple !) ou le chemin qui reste à parcourir, mais seulement sur la fin de la tâche. Visualisez ce moment où vous appuierez sur le bouton « quitter » de votre logiciel, où vous annoncerez à votre supérieur que « oui, c’est terminé ». En d’autres termes, pensez à ce que vous allez faire ou ressentir une fois votre tâche accomplie. Cette idée positive va vous aider à tenir jusqu’au bout, sans vous démoraliser, sans traînasser, sans prendre de pause. Essayez, pour voir !

Idée bonus : utilisez un logiciel de monitoring !

L’idée du siècle… pourquoi ne pas utiliser un outil de monitoring pour vous aider à optimiser tous vos faits et gestes, et ainsi maintenir votre niveau d’efficacité à son rythme de croisière ? Justement, un tel assistant existe, et nous avons déjà rédigé un article à ce sujet. Il s’agit de Rescue Time. Le logiciel tourne en arrière-plan, dès que vous vous attelez à la tâche. Il dresse un rapport détaillé de vos activités et vous donne ensuite des pistes sur la façon de travailler plus vite et d’améliorer votre productivité.

Vous continuez de penser que c’est impossible ? Consultez cet article écrit par un magnat de l’efficacité. L’on ressort de cette lecture… légèrement différent.