Il nous est difficile de nous souvenir (ou d’imaginer, selon notre âge) une époque où l’on travaillait sans e-mail. Rapide, illimité, (soi-disant) gratuit, dématérialisé, désormais admis juridiquement, un pur bonheur… dont nous abusons de façon inconsidérée, pour ne pas dire irresponsable.

Au début, la solution était à ce point innovante qu’il aurait été absurde de la boycotter : mais aujourd’hui, des solutions alternatives existent, et elles sont même nettement plus adaptées à nos usages. Laissez-nous donc vous expliquer pourquoi il faut arrêter d’envoyer des e-mails…

 

Il n’y a rien de plus simple, non intrusif et apparemment propre que d’envoyer un e-mail. Exemple : j’envoie un message avec un article en pièce jointe à Sébastien, qui me l’a commandé. Je décide de mettre mon collègue Bruno en copie, il pourra peut-être me relire, même si ce n’est pas dans ses missions… Oh, et puis tiens, comme je suis contente de moi, je vais mettre mon équipe (quatre personnes) dans la boucle, cela pourrait en intéresser certains. Et hop !!

Et alors ? Alors l’Agence de l’environnement et de la maîtrise de l’énergie (Ademe) a estimé que chaque Français salarié reçoit en moyenne 58 e-mails professionnels par jour et en envoie 33. Selon elle, ces envois (accompagnés de pièces jointes de 1 Mo) à seulement deux destinataires génèreraient des émissions annuelles équivalentes à 180 kg de CO2, soit autant que 1000 km parcourus en voiture. Autant le dire, les e-mails sont aussi moches que les sacs en plastiques dans le paysage. Sauf qu’hélas, ils sont invisibles.

Nos e-mails, ces baroudeurs…

Quand « j’envoie » un e-mail à Sébastien, il est dirigé au data center de mon fournisseur d’accès, où il est traité et stocké dans des serveurs. Savez-vous seulement où se trouve le data center en question ? En France, Outre-Atlantique (notez au passage que cette question de localisation va se poser à partir du 28 mai prochain, date d’entrée en vigueur du RGPD… renseignez-vous) ? Votre mail voyage-t-il à dos de papillon, ou ne serait-ce pas plutôt le long de kilomètres de câbles ?

Une fois traité, mon fournisseur d’accès envoie mon message au fournisseur d’accès de Sébastien, mais aussi de ceux qui sont en copie (Bruno &Cie), qui le stockent, et le traitent avant de l’expédier aux destinataires finaux (Seb & Co)…

Avant d’être lu par Sébastien, mon petit mail aura voyagé le long de 15 000 kilomètres de câbles, en moyenne. Ah non, pardon : six e-mails auront parcouru chacun 15000 km. Mais pensez-vous que mon mail et ses clones pédalent eux-mêmes pour voyager ? Où trouvent-ils tant d’énergie ?

Certes le fait d’avoir des devices connectés en wi-fi contribue à l’illusion que tout passe par onde, ou peut-être par l’opération du Saint-Esprit et sans électricité : nous n’oublions pas tout à fait que notre ordinateur consomme de l’énergie, parce qu’il arrive un moment où il est déchargé (ne parlons pas de notre smartphone, que nous rafraichissons compulsivement…). Mais nous savons moins que l’envoi d’un e-mail proprement dit consomme, lui aussi. Et nous parlons là de quelque 225 milliards d’e-mails, qui seraient postés chaque jour dans le monde.

Une alternative : la technologie des e-mails est de ce point de vue dépassée. Surtout lorsque l’on songe que nous nous écrivons désormais pour un oui ou pour un non (ce que nous appelons « chatter »).  Les plateformes de conversation (et/ou de partage de documents), telles que Slack ou Talkspitrit (pour parler d’un petit français), Azendo, Hangout, Evernote, Skype, Slite, Sharepoint… et autres outils plutôt orientés « pro », sont beaucoup moins consommatrices d’énergie ! Pour les particuliers, WhatsApp, Instagram, Facebook, Google (et nous en oublions beaucoup), sont étrangement bien mieux rentrés dans nos habitudes… qu’attendons-nous pour nous y mettre au travail ?

Même les outils professionnels de base ont muté en « horizontal plateforme », aussi appelée « Digital Experience Plateforme » et proposent désormais des solutions collaboratives pour diminuer l’envoi d’e-mails (SalesForce, Microsoft Dynamics, WordPress, etc.). Il existe aujourd’hui quantité de réseaux sociaux internes, bien plus propres et adaptés à nos usages… puisque tout se passe dans le cloud. Les messages et PJ sont certes toujours stockés, mais en un seul exemplaire, dans un seul et unique data center… nuance.

Les casseroles de nos e-mails

Nous n’avons pas parlé de la destinée de mon article adressé à Sébastien en PJ. Que dis-je ? Six articles, puisque j’ai cinq personnes en copie. Était-ce bien utile, sachant pertinemment que mon équipe n’est pas directement concernée ? Selon l’Ademe, envoyer un e-mail à dix destinataires multiplie par quatre son impact sur le changement climatique. Mais la technologie afférente à l’envoi d’e-mails nous déresponsabilise littéralement : c’est si simple, si tentant et apparemment sans conséquence, que nous abusons du procédé… (ne parlons pas du dérangement occasionné aux destinataires peu concernés).

L’on peut essayer de se rassurer : si le fournisseur d’accès dispose de plusieurs data centers, il va en principe essayer de traiter les e-mails au plus près des correspondants afin de raccourcir le parcours des données, mais cela dépendra avant tout de l’état du trafic (car vous en conviendrez, nous n’aimons pas attendre…). Et puis quoiqu’il arrive, lorsque l’on ajoute une PJ, cette dernière est copiée et stockée en plusieurs lieux par précaution, conservée sur un « serveur chaud » tant que la PJ continue de circuler. Elle sera reléguée sur un « serveur froid » ad vitam aeternam, quand elle n’intéressera plus personne, en attendant que moi, et mes destinataires effacions, nos e-mails.

Nous devons donc nous habituer (et sensibiliser nos collaborateurs), au fait qu’envoyer un e-mail n’est pas propre, que c’est pire avec une PJ et ne parlons pas de démultiplier les copies pour infos, qui elles-mêmes provoquent des réponses… c’est sans fin.

Une alternative : envoyer un lien, plutôt qu’une PJ, ou encore partager le document dans le cloud via Dropbox, Box, One drive ou autres… en créant des comptes partagés.

Nos e-mails, ces sédentaires

Sébastien a lu mon mail avec attention, et disons deux personnes sur les cinq en copie en ont fait autant (mais sans toucher à la PJ). Le sujet pouvant ressortir ou être utile à long terme, la plupart de mes destinataires vont archiver mon mail et sa PJ, au cas où…

Il faut dire que nous avons été conditionnés pour ça : les messageries nous poussent à archiver nos e-mails, car elles les utilisent pour affiner notre profil, nous proposer de nouveaux services (comme augmenter nos capacités de stockage !!) ou adresser de la publicité ciblée.

Or, exactement comme pour traiter les informations/actions décrites plus haut, les data centers ont besoin d’être alimentés en énergie pour simplement stocker les mails : à la fois pour alimenter les serveurs et pour les refroidir. Ces derniers consommeraient 1.5% de l’électricité mondiale, soit l’équivalent de la production de 30 centrales nucléaires. Et selon GreenPeace, dans la mesure où la plupart des 4000 centres répertoriés dans le monde sont alimentés par des centrales au charbon, ils seraient responsables de 2% des émissions de CO2.

Globalement, on estime que les data centers consomment près de 30 milliards de watts chaque année, (4% de la consommation énergétique mondiale) : pensez donc à tous ces mails, que vous stockez depuis des années… qui dorment bien au frais quelque part sur terre (voir la cartographie data center map). Mais pour quoi faire, et à quel prix ? Quand on sait que les Gafa leurs acolytes sont partis à l’assaut des océans et des zones polaires pour ne plus avoir à refroidir leurs centres (ce qui serait une bonne nouvelle, car moins polluant), ça laisse rêveur.

Une alternative : si vraiment le message est d’importance, copiez-le et téléchargez la fameuse PJ sur votre ordinateur. Si vous ne pouvez changer vos usages si facilement : tâchez au moins de vider vos archives chaque année, ce serait un début !

Nous étions 3,7 milliards à utiliser les e-mails en 2017 (la moitié de la planète). En 2021, nous serons 4,1 milliards, qui enverrons 320 milliards d’e-mails par jour. Si nous continuons d’en envoyer juste pour lancer une boutade à un collègue, de mettre en copie un nombre inconsidéré de parties plus moins prenantes, de joindre des documents qui n’intéressent en réalité qu’une seule personne dans le lot… imaginez la taille des data centers (au fond des océans ?) et la quantité n’énergie qu’il faudra produire pour les alimenter ?

Quand on sait que l’on peut facilement faire autrement, ne serait-il pas urgent de changer nos usages ?

 

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Un article proposé par Laëtitia Cognie pour Nextdoor, Business Humanizer.