Ras-le-bol de courir après votre argent ? Avez Pascal Abel, fondateur de Se faire payer.com, on vous explique quelles bonnes pratiques à mettre en place pour accélérer vos paiements, et les recours dont vous disposez.

Les retards de paiement sont un véritable fléau français, dont les TPE et freelances font le plus souvent les frais. Alors que les grandes entreprises et ETI disposent de départements dédiés à ce sujet crucial, les plus petits acteurs de l’économie sont rarement outillés pour lutter contre les délais de paiements à rallonge.

Le manque de moyens et de temps pour assurer un suivi précis des facturations et relances, mais aussi manque d’outils et de connaissances pour établir des documents ayant une valeur juridique en cas de litige… en font des proies faciles pour les mauvais payeurs et les entreprises qui profitent de leur position de force pour faire de la trésorerie sur leur dos. Et pourtant, peu importe la taille de l’entreprise, pour Pascal Abel, fondateur du site Se Faire payer.com, « Cash is king ! La trésorerie est le nerf de la guerre, et l’entreprise risque l’asphyxie si l’argent ne circule pas correctement. 70% des dépôts de bilan sont dus aux impayés. »

Réclamer son dû, une pratique souvent taboue

Au-delà des failles administratives dans leur processus de facturation, Pascal Abel constate que de nombreux professionnels ne sont pas à l’aise avec les relances et craignent d’être mal vus par leur client s’ils réclament avec trop de véhémence le paiement de leurs factures. « Personne ne respecte le délai légal de 30 jours, et beaucoup de professionnels qui viennent vers nous arrivent avec des arriérés datant d’au moins six mois. C’est énorme pour des petites structures, et c’est souvent la limite de leur patience », regrette Pascal Abel. D’autant plus qu’elles sont bien plus exposées que les grandes entreprises à ces retards. En moyenne, il constate environ 22 jours de retard sur la date d’échéance pour les TPE et freelances, contre seulement 6 à 8 jours pour les grands groupes… Quant aux collectivités locales, les dérapages sont moins conséquents qu’auparavant, mais elles sont souvent loin d’être exemplaires.

À chaque impayé son mauvais payeur

« Il existe différents types de mauvais payeurs, détaille Pascal, dont la société de recouvrement amiable accompagne particuliers et professionnels depuis 2015. Avant d’entamer des démarches pour un de nos clients, nous définissons avec lui le profil de son débiteur grâce à un questionnaire détaillé. Certains sont juste négligents, ils ont oublié la facture sous une pile de papiers, et la règlent dès la première relance. D’autres optimisent leur trésorerie sur le dos de leurs fournisseurs, et devront être sollicités de manière différente pour enclencher un paiement. Certains enfin sont de véritables prédateurs, qui savent dès le départ qu’ils ne paieront pas. Avec ceux-là, difficile d’échapper à une démarche judiciaire. » En résumé, avant d’agir, il convient de faire un état des lieux de la situation pour l’évaluer et entamer les premières démarches les plus pertinentes.

Quelles sont les étapes d’une procédure de recouvrement ?

« Tout d’abord, il faut s’assurer que le dossier est constitué, explique Pascal Abel, et qu’on a bien toutes les pièces qui rendent incontestable le paiement : devis signé, preuve de la livraison et facture. S’il en manque, tout n’est pas perdu mais ce sera plus compliqué. »

Son site propose une gradation dans les démarches à votre disposition, disponible sous forme d’offres packagées. « Qu’on ait une créance de 300 ou de 30.000 €, le prix est le même, car le temps passé est identique pour nous », précise P. Abel.

  • Première étape : une lettre de relance, qui aura l’effet salutaire d’une piqûre de rappel auprès des clients étourdis ou qui optimisent à l’excès leur trésorerie.
  • Deuxième étape : envoi de trois courriers de recouvrement allant jusqu’à la mise en demeure.
  • Troisième étape : le « Commando » passe à l’action en combinant les courriers de recouvrement avec des appels téléphoniques de négociation, voire si besoin une visite terrain chez le débiteur.
  • Quatrième étape : avec les plus récalcitrants, on passe à la procédure judiciaire, qui inclut un accompagnement complet jusqu’à l’injonction de payer, voire la saisie des biens du débiteur.

La prévention, meilleure arme contre les impayés

Mettre en place des étapes rigoureuses à chaque étape du travail que l’on fournit est le meilleur moyen de se prémunir contre les mauvais payeurs, et de s’assurer un dossier solide en cas de contentieux. Voici les dix règles d’or à appliquer pour protéger sa trésorerie.

1/ Un contrat, toujours tu feras.

Ou a minima un devis détaillé, ou un ordre de mission, en bref « un document qui caractérise votre prestation, intègre une description du service ou produit et le prix accordé. À ne pas oublier : la clause attributive de juridiction qui mentionne l’endroit où le litige devra se régler si litige il y a, histoire de ne pas aller plaider à Perpignan alors que vous vivez à Lille », détaille Pascal Abel.

2/ Des pénalités, tu prévoiras.

Cet ordre de mission doit aussi prévoir une clause pénale (pour pénalités, pas pour mettre les clients en prison, bien sûr) en cas de non-paiement. « Cette pénalité peut être un montant forfaitaire, par exemple 10% du montant de la facture », suggère Pascal Abel.

3/ Des délais, tu indiqueras.

Important, n’oubliez pas pas non plus de stipuler dans ce document le délai dans lequel vous souhaitez être payé, et les mesures prévues si le paiement n’intervient pas dans les temps. Ces mesures, comme la suspension du service, par exemple, sont destinées à être dissuasives et donnent un levier de négociation si nécessaire.

4/ Des CGV, tu rédigeras.

Ces informations peuvent être intégrées dans les conditions générales de vente de l’entreprise, afin d’être facilement transmises avec le devis détaillé. Le client doit les retourner signées sous format PDF avant le début de la prestation. Différents sites d’accompagnement juridique proposent des forfaits très raisonnables permettant de les rédiger en ligne.

5/ Avec la raison sociale de l’entreprise, tu contractualiseras.

« Il est indispensable de toujours demander la raison sociale du client avant de signer le contrat, ainsi que son numéro d’enregistrement au registre du commerce » insiste Pascal Abel. C’est la garantie d’atteindre le bon interlocuteur en cas de recours.

6/ Les coups de tampons, tu récolteras.

Rien ne sert de faire tout ceci si l’on ne récupère pas ces documents sous format PDF ou courrier, signés et tamponnés par le client. C’est dit, donc pas de chichis : tant qu’ils n’ont pas été renvoyés, la prestation ne peut pas débuter.

7/ Un acompte, tu demanderas.

Si la mission s’annonce longue, demander un acompte permet de s’assurer de la bonne volonté du client. S’il rechigne à payer, cela incite à la prudence pour la suite des opérations. S’il s’exécute aussitôt, vous serez en confiance.

8/ Des bons de livraison, tu collectionneras.

Même s’il n’est pas toujours évident de récupérer les bordereaux de livraison, il est important d’acter par e-mail que la livraison a bien été effectuée. Cela attestera que le service, ou le produit, a bien été fourni au client.

9/ Des factures bien présentées, tu enverras.

Chaque facture émise doit :

  • Comporter une date d’émission de facture,
  • Être identifiée comme « facture » de manière claire,
  • Indiquer une date d’échéance,
  • Indiquer clairement le montant HT, la TVA et le montant TTC,
  • Faire figurer l’adresse et le numéro SIREN de la société émettrice,
  • Intégrer la clause légale sur les pénalités de retard : « Tout retard de paiement entraînera l’exigibilité de pénalités de retard à un taux égal à _____ [taux au moins égal à trois fois le taux d’intérêt légal en vigueur en France] et d’une indemnité forfaitaire minimale de 40 (quarante) euros pour frais de recouvrement, dues de plein droit, sans qu’un rappel soit nécessaire. »

10/ Le paiement de ton client, tu faciliteras.

Rien de plus dissuasif pour un client que de devoir farfouiller dans ses e-mails pour retrouver le RIB envoyé par l’un de ses fournisseurs. L’astuce pour lui faciliter la vie… et le paiement de vos factures ? Intégrer son RIB/IBAN sur vos factures, afin qu’il n’ait pas besoin de le chercher.

Dernière astuce suggérée par Pascal Abel : « Bien des impayés pourraient être évités grâce à une simple relance avant la date d’échéance. Pour cela, programmez l’envoi d’un message rappelant que le virement est dû à telle date, ce qui rafraîchira la mémoire les clients bien intentionnés et simplement étourdis. »

Et les intérêts de retard, alors ?

« On constate qu’ils sont rarement payés à l’issue d’une procédure de recouvrement, tout comme la pénalité forfaitaire de 40 euros, regrette Pascal Abel. Leur calcul est compliqué à effectuer, et le client se contente bien souvent de régler la facture, point à la ligne, et le fournisseur s’en satisfait, déjà content d’avoir récupéré ses fonds. » Si vous souhaitez quand même faire valoir vos droits, le site Etre payé propose un simulateur de calcul afin de déterminer le montant de ces pénalités de retard.

Pour établir librement votre taux d’intérêt, vous pouvez vous appuyer sur l’article L. 441-6 du Code du Commerce, qui précise qu’il ne peut être inférieur à trois fois le taux d’intérêt légal. Si vous appliquez à la lettre cette formule, vous obtenez un taux de 2,67% (en 2018) pour les créanciers professionnels, ce qui n’est ni vraiment dissuasif ni rentable.

Vous pouvez suivre les recommandations du même article de loi, et choisir le taux d’intérêt appliqué par la Banque Centrale Européenne à son opération de refinancement la plus récente, majorée de 10 points de pourcentage. Même si depuis 2016, le taux BCE est nul, cette majoration vous assure un rendement très correct de 10% par an.

Sous certaines conditions, vous pouvez indiquer un taux d’intérêt fixe. Le client doit l’accepter explicitement avant le démarrage de la mission (via vos CGV, par exemple), et ne doit pas être abusif. Un taux oscillant entre 12 et 15% par an semble raisonnable dans la plupart des cas.

Sachez que ces pénalités de retard sont exigibles sans qu’un rappel soit nécessaire, de même que l’indemnité de 40 € pour frais de recouvrement. Si vos frais de recouvrement dépassent cette somme, ils pourront être imputés à votre débiteur, sur présentation de justificatifs. Attention ! Vous ne pourrez pas demander ces indemnités si votre client ne peut vous régler parce qu’il fait l’objet d’une procédure de sauvegarde, de redressement ou de liquidation judiciaire.

Vous avez tout suivi ? Vous voici désormais incollable pour faire de vous un as de la trésorerie bien tenue, et cesser de perdre du temps et de l’argent à courir après vos clients.

Bon vent à vous !

MERCI À

Pascal Abel est le fondateur de sefairepayer.com, première plateforme de recouvrement amiable et judiciaire en ligne. Après avoir occupé des fonctions de directeur commercial et de directeur général, il a décidé de mettre son expertise du recouvrement et du credit management au service des entrepreneurs. Sefairepayer.com accompagne aujourd’hui un portefeuille de 6 000 clients, dont plus de 80% de professionnels.

 

Article rédigé par Clémentine Garnier pour
Nextdoor, Business Humanizer